Neden for kan hentes referat af bestyrelsesmøde 4. marts 2019.
Bestyrelsesmøde Askholm referat 4. marts kl. 19.00

Det fulde referat kan hentes nedenfor:
Referat af afdelingsbestyrelsesmøde mandag 7. januar 2019

Med venlig hilsen
Bestyrelsen

Grundejerforeningen har meddelt, at det nu er tid til cykeloprydning på vejene på Sluseholmen Nord.

For vores vedkommende drejer det sig som cyklerne på Dexter Gordons Vej 1, 3 og 5, Sluseholmen 37 og 39 og Thad Jones Vej 2 og 4.

Cykler i gården og parkeringskælderen er ikke omfattet.

Dette betyder, at alle cykler vil blive markeret den 30.oktober 2018.

Som udgangspunkt mærkes alle cykler på grundejerforeningens areal. Dette gælder
cykler, der står i stativer, der er monteret på ydre husmure, og cykler der står op ad
ydre husmure. Mærkatet skal fjernes af beboeren, så det bliver tydeligt, hvilke cykler
der er i brug.

Cyklen står med opmærkning i 30 dage, før Grundejerforeningen fjerner cyklen. Dette betyder, at markerede cykler bliver fjernet ultimo november 2018.

Med venlig hilsen

Bestyrelsen

Den 7. juni 2018 var der generalforsamling i gårdlauget for Askholm.
Referatet vil senere blive lagt ud på gårdlaugets hjemmeside, men følgende kan oplyses:
– Regnskabsåret sluttede med et overskud på 61.050 kr.
– Kontingentet forbliver uændret i 2018.
– Der arbejdes på en ajourføring af vedtægterne af administrator.
– Der blev givet en underskudsgaranti på 15.000 kr. vedrørende anskaffelse af en miljøkajak med tilhørende redningsveste, pagajer m.m., som beboerne kan låne gratis mod at indsamle affald i Sluseholmens Kanaler og Københavns Havn. Der er ansøgt om støtte hos Danica Pension, Friluftsrådet, SAB, KAB, Enghave Lokaludvalg og Askholms Kajaklaug. Hvis man ikke ønsker at indsamle affald, vil miljøkajakken kunne lejes mod betaling.
– Der vil blive installeret en nedgravet trampolin med sikkerhedsnet i gården på græsplænen på det højeste sted for de lidt større børn og ophængt sikkerhedsforeskrifter og ordensregler om brugen.
– Gårdlauget afholder udgifterne til etablering af evt. telt, underholdning (musik, hoppeborg, børneteater m.m.) og fotoudstilling med et samlet beløb på max. 25.000 kr. i forbindelse med 10-års jubilæumsarrangementet den 25. august 2018. Arrangementet er fælles for almen afdeling og ejerforeningen, som dækker udgifterne vedr. mad. Deltagerne medbringer selv drikkevarer.
– Der vil blive tegnet en bestyrelsesansvarsforsikring, som tager højde for de nye aktiviteter.

Med venlig hilsen

Bestyrelsen

Deltagere i planlægningsgruppen:
Signe Voigt Vadskær, Vibeke Grum-Schwensen fra ejerforeningen.
Jens Zacho Rasmussen, Mark Baun og Jørgen Green fra almen afdeling.

Møde i planlægningsgruppen afholdt
Onsdag den 16. maj kl. 19.00 i beboerlokalet Thad Jones Vej 2,
Alle deltog

1. Indhold (hvilke aktiviteter skal der foregå).
Dag lørdag den 25. august. Det vides endnu ikke, hvad der ellers vil foregå i området i forbindelse med havnefestivalen. Orientering vil senere fremkomme.
– Hoppeborg (Signe) indhenter pris.
– Ballondyr (Signe), indhenter pris.
– Tryllekunstner (Mark)
– Børneteater (Jørgen). Indhenter katalog over børneteaterforestillinger og fremsætter forslag.
– Salsamusik (Vibeke), indhenter pris og forslag fra de medvirkende.
– Poul Banks, eller en anden kunstner (Jørgen), indhenter pris.
– Jazzmusik, Ida Hvid (Jørgen) indhenter pris
– Fællespisning med mad udefra (grill (Jens), buffet (Jørgen), børnemenu skal være inkluderet, minus svinekød, egnet for vegetarer. Indhentning af priser på 80-120 personer (ca. 1/3 børn).
– medbragt drikkevarer.
– gæstebilletter (pris skal senere aftales)
– Kaffe & te brygger vi selv.
– Fotoudstilling om Sluseholmen før og nu (Jørgen).

2. Hvornår skal det foregå på dagen.
Start kl. 15.00 med de børnevenlige arrangementer, kaffe & te, kage, saftevand og medbragte drikke.
– Evt. børneteater (Jørgen)
– Hoppeborg, Signe
– Ballondyr. Signe
– børnekonkurrence?
17.30 Spisning
Trylleri.
19.30 Musik
21.00 slut eller senest kl. 23.00.

3. Hvor skal det foregå?
Telt i gården, telt i gaden (Jørgen, Mark). Undersøges nærmere. Meget afhængig af vejret.
Beboerlokalet og køkkenet og toiletterne er reserveret til arrangementet

4. Hvem tager sig af hvad?
Er nævnt under pkt. 1. Senere skal der tages stilling til de praktiske opgaver.

5. Andet.
De to ejerforeninger skal selv afholde udgifterne til maden til deres beboere. Alle beboere i ejendommen inkl. delebørn skal spise gratis. Andre gæster kan købe madbillet. Pris for gæster fastsættes senere.

Gårdlauget skal dække udgifter til telt, underholdning, engangsservice m.m.

Det blev aftalt, at de forskellige forslag og priser m.m. fremsendes til Jørgen samt til de andre medlemmer af gruppen. Hvis der er behov for møde, sørger Jørgen for indkaldelse.

Det anbefales at lægge referatet ud på de to foreningers hjemmeside/facebookside for at indhente forslag og kommentarer.

Forslag og kommentarer vedr. jubilæumsfesten kan indsendes til:
bestyrelsen@gaardlauget-askholm.dk

Referent Jørgen Green

Referatet kan hentes på nedenstående link.

Referat-af-afdelingsmøde-18.-april-2018

Med venlig hilsen
Bestyrelsen

Nyt fra bestyrelsen 20. september 2017

Deltagere: Jens Zacho Rasmussen, Emil Hansen, Mark Baun og Jørgen Green

Fraværende med afbud: Morten Wagner og Birgitte Bidstrup

DAGSORDEN

Orientering om drøftelser med KAB vedr. administrationsbidraget
Jørgen Green har haft et møde med Adam Vangtorp og chefkonsulent Anne Mette Fredgaard Svendsen fra KAB vedr. opfølgning af klagen over administrationsbidraget, hvor der skal ske to ting, jf. Københavns Kommunes afgørelse. Det ene er, at SAB’s bestyrelsen skal anmodes om at forhandle en nedsættelse af administrationsbidraget for Ejerforening II (SAB og Københavns Kommune). Det andet er, at SAB og KAB skal forhandle en mere rimelig fordeling af et administrationsbidraget med Københavns Kommune.

Efter mødet har Anne Mette Fredgaard Svendsen oplyst, at der er blevet nedsat en hurtigarbejdnde arbejdsgruppe, som hun er medlem af, som skal kigge på beregningen, fordelingen og mulighederne for en nedsættelse af ejerforeningsbidraget .

På mødet drøftede man også muligheden for at reducere de ydelser, som afdelingen modtager fra KAB for at få nedsat udgiften til administration. KAB havde ikke umiddelbart nogen forslag udover, at man evt. kunne reducere noget af udgiften vedr. forsikringer, dog uden at dette blev nærmere præciseret. Jørgen Green vil følge op på dette.

Det aftaltes på bestyrelsesmødet, at Jørgen Green udarbejder udkast til skrivelse til SAB’s bestyrelse for at få bestyrelsens bistand til at ovennævnte forhandlinger bliver igangsat og afsluttet med et for afdelingens rimeligt resultatet. Udkastet udsendes til bestyrelsen inden fremsendelsen med henblik på evt. rettelser.

Endvidere blev det aftalt, at man skal bede KAB om, at der udarbejdes et halvårligt driftsregnskab.

Rengøring og vinduespudsning, ekstra rengøring af indgang af Dexter Gordons Vej
Rengøringen er fortsat ikke tilfredsstillende. Den rengøringsassistent, som var ansat i vuggestuen og som en gang om ugen, for vores regning, gjorde rent ved indgangen til daginstitutionen, er ikke længere ansat, så der skal findes en anden løsning.

Rengøringen i opgangene er fortsat ikke tilfredsstillende. Og der er ved, at blive indhentet tilbud vedr. vinduespudsning fra et andet firma. Specielt omkring indgangen til daginstitutionen er der problemer, ligesom der er problemer med den måde, hvorpå daginstitutionen håndterer deres affald (især de store mængder af bleer), som bl.a. bevirker tilstopning af skakten. Det foreslås, at rengøringen af indgangen til daginstitutionen og rengøring omkring affaldsskakten samt håndtering af affald og tobaksskodder foran indgangsdøren tages op til forhandling med Københavns Kommune.

Orientering om gårdlauget
Ejerforeningen har krævet, at vi påtager os formandsskabet. Emil har på grund af mangel af tid ikke villet påtage sig hvervet, så det er endt med, at Jørgen Green er indtrådt i bestyrelsen og har erklæret sig villig til at påtaget sig hvervet for 2 år. Emil indtræder som suppleant. Der er konstituerende bestyrelsesmøde i gårdlauget i den 24. august.
Taget til efterretning.

Hjemmesiden har været nede et stykke tid
Emil vil forklare om årsagen, og vi skal drøfte, hvad der skal ske på længere sigt.
Emil orienterede om problemerne med hjemmesiden, som er ved at blive løst.

Opfølgning vedr. installering af fibernet
Nettet er nu installeret og ser ud til at fungere. Ingen klager er modtaget. Der skal gennemføres en afleveringsforretning, og vi skal have nøgler udleveret til teknik-skabene. En lejlighed mangler at få opsat stik, men vil få det i løbet af kort tid, da beboeren er vendt tilbage fra udlandet.
Taget til efterretning. Emil kigger på om Andels.net har leveret det tekniske udstyr, som fremgår af tilbuddet.

Drøftelser med byggeskadefoden
Der er ikke endnu kommet svar fra byggeskadefonden vedr. glassene. De har været på besøg og drøftet problemerne i parkeringskælderen. De vil vende tilbage og undersøge forholdene, bl.a. om der lagt en membran.
Taget til efterretning.

Markvandring
Vil blive gennemført den 31. august kl. 13.00, hvor ejendommen gennemgås med henblik på evt. skader og mangler.
Mark Baun og Jørgen Green deltager i markvandringen.

Udlejning af parkeringspladser
Vi har bedt om at få en liste over, hvem der har de forskellige parkeringspladser. Det viser sig, at nogle af parkeringspladserne er lejet ud til ejerforeningens beboere for henholdsvis 300 og 400 kr. om måneden. Dette er sket uden, at bestyrelsen er blevet orienteret eller har været inddraget.
Følgende lejere af parkeringspladserne ses ikke på beboerlisten.
1. Jacob Kofler
2. Torben Birkmose.
3. Christian Lundberg
4. Nicolaj Boesen
5. Stephan Sch?ning
6. Jesper Helbo.
Det foreslås, at prisen vedr. udlejning til andre end beboerne Askholm, almen del, hæves med et varsel på 3 mdr. til 600 /800 kr. om måneden og med mulighed for at opsige den pågældende lejer, ligeledes med tre måneders varsel, hvis en beboer i ejendommen ønsker at leje pladsen.
Forslaget blev godkendt og skal fremsendes til KAB til videre foranstaltning.

Gårdfest
Tilmeldingen har været skuffende, så af hensyn til økonomien, vil børneteaterforestilling og koncerten blive udbudt til andre på Sluseholmen (pris 50 kr. for børn, 100 kr. for voksen). Beboere i ejendommen kan stadigvæk købe billetter til 25 kr. for børn og 50 kr. for voksne (så længe der er plads).
Blev taget til efterretning.

Gennemgang af ydelseskatalog for ejerforeninger med henblik på at finde besparelser
Punktet blev udsat, for at bestyrelsesmedlemmerne hver for sig kan gennemgå kataloget og fremsende forslag til Jørgen Green vedr. de ydelser, som foreslås inddraget i forhandlingerne vedr. besparelser på administrationsudgifterne. Også udgifterne til ejendomskontoret vil blive inddraget i overvejelserne.
Udsættes til næste bestyrelsesmøde.

Evt.
Jens Zacho rejste spørgsmålet om konsekvenserne ved en evt. ændring af ejendomsbeskatningen af fast ejendom, hvor han frygtede, at dette kunne få stor betydning for de almene boliger. Han påpegede vigtigheden af, at SAB som boligorganisation i tide gjorde sin indflydelse gældende for at forhindre en forhøjelse af beskatningen af de almene boliger.

Jørgen Green lovede at undersøge, hvad der skete på området, og hvilke overvejelser SAB gjorde sig.
KAB/SAB har iværksat en undersøgelse af den nuværende ejendomsbeskatning, hvor hver enkelt ejendoms beskatningsforhold vil blive gennemgået for at finde ud af om den nuværende beskatning er sket i overensstemmelse med lovgivningen.

Referent Jørgen Green

Bestyrelsesmøde i boligforeningen Askholm den 7. januar 2016 kl. 19.00 i Beboerlokalet

Deltagere: Emil Hansen, Morten Wagner, Jens Zacho Rasmussen og Jørgen Green.
Fraværende: Birgitte Bidstrup havde meldt afbud.

1. Installation af fibernet
Emil og KAB har gennemgået udkast til aftale med Andelsnet, og der er i den forbindelse foretaget forskellige ændringer af kontrakten, ligesom der er indhentet tilbud fra Andelsnet, hvis forbindelsen ændres fra CAT 5 til Cat 6. Prisen for CAT 6A er 350 kr. ekstra pr. lejlighed inkl. moms.

Brian Kaarsberg fra KAB har anført vedr. punktet om registrering og ændring af adresseoplysninger, at det er vigtigt, at bestyrelsen gør Andels.net opmærksom på, at Robinson-aftalen skal overholdes. Hvis man ikke ønsker at modtage reklamer med navn og adresse og at blive ringet op af telefonsælgere, kan man tilmelde sig markedsføringsbeskyttelse – den såkaldte Robinsonliste, som styres af Det Centrale Personregister med oplysninger om forbrugere, som har frabedt sig uopfordrede skriftlig og telefonisk henvendelse fra erhvervsdrivende. Tilmelding sker via kommunen og noteres i cpr-registret.

Det er endvidere undersøgt, hvad fibernet vil koste hos det nystartede firma Hiper, som har tilbudt, at de kan levere 100/25 Mbit for 199,- om måneden. Mindstepris 6 mdr. 1.392 kr.
Andelsnet tilbyder
• 90/90 Mbit/s 99 kr. pr. md. Ved kollektiv aftale 75 kr. pr. lejlighed.
• 150/150 Mbit/s 139 kr. pr. md. Ved kollektiv aftale 115 kr.
• 200/200 Mbit/s 199 kr. pr. md. Ved kollektiv aftale 175 kr.

På seneste afdelingsmøde blev det godkendt, at der kunne forhandles videre med Andelsnet vedr. etablering af fibernet og KAB vedrørende frigivelsen af nødvendige midler til etablering.
Udgifterne vedr. etablering af fibernet CAT 5 msx komplet netværk andrager 207.900 kr. inkl. moms svarende til 3.013 kr. pr. lejlighed. Udgiften er inkl. vedligeholdelse. Skal der etableres CAT 6 vil det koste 24.150 kr. ekstra inkl. moms.

Iflg. regnskabet for 2014/2015 havde vi på konto 16 305/419 223.175 kr. + et beløb for 2015/ 2016 stående vedr. fællesantenne og elektroniske kommunikationstjenester. Vi indbetaler ca. 31.000 kr. pr. år til kontoen, som iflg. oplysninger fra KAB ikke kan bruges til andre formål.

Beslutning
Det blev besluttet, at Jørgen Green forhandler med KAB om frigivelse af de nødvendige midler på konto 16 305/419, således at der kan etableres fibernet med en forbindelse på Cat 6 for at sikre, at nettet er fremtidssikret, samt at Jørgen Green, sammen med KAB, ejendomskontoret og Andelsnet, arbejder videre med at gennemføre en installation i henhold til bestyrelsens beslutning.
Vedr. indstilling af beboernes router vil dette blive drøftet med Andelsnet.
Reglerne for anvendelse af konto 16 305/419 vil blive forsøgt fremskaffet.

2. Rengøring af trappe ved indgang til Dexter Gordons Vej 1.
Adam har haft møde daginstitutionens leder og ejendomskontoret for at få afklaret om den ekstra rengøring af trappeindgangen kan varetages af det rengøringspersonale, som er ansat i daginstitutionen.
Beslutning
Bestyrelsen afventer resultatet af Adam Vangtorps forhandlinger med daginstitutionen.

 
3. Regnskab 2014/2015
Vi har modtaget brev fra KAB, som er udsendt til bestyrelsen. KAB har meddelt:

Vedrørende administrationshonorar for ejerforening
Vi har i 2014/2015 betalt 110.837.
KAB har foretaget en genberegning af honoraret og deres begrundelse fremgår af skrivelsen fra den 30. december 2015, som bestyrelsesmedlemmerne har modtaget.
Den nye beregning medfører,
– at administrationsbidraget reduceres samtidig med, at der gives en rabat til afdelingen således, at vores andel af administrationsbidraget reduceres til 66.027 kr. Det vil ske med tilbagevirkende fra og med 1. august 2014. Differencen på 2 x 44.810 kr. = 89.620 kr. for regnskaberne 2014/2015 og 2015/2016 vil blive modregnet i regnskabet for 2015/2016.

Vedrørende øgede lønudgifter til ejendomsfunktionær
KAB vurderer, at de øgede udgifter, som skyldes afskedigelse af en medarbejder med heraf følgende ekstraordinære udgifter, er en situation der med jævne mellemrum opstår i afdelinger, og KAB vurderer ikke, at denne sag adskiller sig fra et normalforløb, man findes derfor ikke, at sagen giver anledning til ændringer i afdelingens regnskab.

Udgift vedrørende aftale om forbrugsinformation
KAB erkender, at der var fejl og forsinkelser i materialet i de første måned og er indstillet på at give et afslag på kr. 3.629 af den samlede årlige ydelse på 8.709 kr. Tilbagebetalingen vil ske som en korrektion i regnskabet for 2015/2016.
Beslutning
a. Vedr. administrationsbidraget for Askholm II
Trods nedsættelsen af administrationsbidraget for Askholm II med tilbagevirkende kraft er det fortsat bestyrelsens opfattelse, at administrationsbidraget ikke skal betales af Askholms lejere, da udgiften alene vedrører daginstitutionen, og beboerne i forvejen i 2014/15 har betalt 374.987 kr. i grundbidrag, administrationsbidrag (stor pakke) og administrationsbidrag til boligorganisation.
Havde daginstitutionen ikke eksisteret, havde beboerne ikke haft denne udgift.
At Københavns Kommune ikke vil betale en større andel af udgiften eller hele udgiften ændrer ikke bestyrelsens opfattelse.

b. Vedr. øgede lønudgifter til ejendomsfunktionær
Bestyrelsen ønsker spørgsmålet om refusion af merudgiften vedr. de øgede lønudgifter forelagt SAB’s bestyrelse, da vi ikke finder det rimeligt, at beboerne skal dække merudgiften på grund af de særlige forhold, som knytter sig til medarbejderens fratrædelse. Bestyrelsen blev først orienteret på det tidspunkt, hvor der var indgået en aftale om medarbejderens fratrædelse, og bestyrelsen blev heller ikke efterfølgende inddraget i overvejelser om, hvordan man evt. kunne forhindre, at medarbejderens fratrædelse medførte merudgifter for beboerne eller i besættelsen af den ledige stilling.

I en anden personalesag, behandlet på SAB’s bestyrelsesmøde den 23. september 2013, godkendte organisationsbestyrelsen en indstilling om at refundere en anden afdelings lønudgift på i alt 96.556 kr., hvor en afdeling måttet betale for en arbejdskraft, som de ikke havde fået gavn af, hvilket også er tilfældet i vores personalesag. Bestyrelsen skal derfor ansøge afdelingsbestyrelsen om refusion af de øgede lønudgifter på grund af den fratrædelsesaftale, som KAB har indgået.

c. Udgift vedrørende aftale om forbrugsinformation
KAB’s tilbud om nedsættelse af betalingen blev taget til efterretning.

 
Beslutning
Med henvisning til bestyrelsens bemærkninger under pkt. a og b. beklager vi, trods den imødekommenhed, som KAB/SAB har udvist med den foreslåede nedsættelse af administrationsbidraget, at bestyrelsen ikke kan godkende regnskabet for 2014/2015, men ønsker spørgsmålet om administrationsbidraget en gang for alle juridisk afklaret, da det giver anledning til en tilbagevendende diskussion i bestyrelsen.

Bestyrelsen er opmærksom på, at den manglende godkendelse af regnskabet, kan medføre, at regnskabet skal indsendes til Københavns Kommune til afgørelse. Da Københavns kommune er part i sagen, vil bestyrelsen have undersøgt om dette vil kunne medføre, at der kan opstå et habilitetsproblem og i givet fald, hvordan dette problem skal løses.

4. Artikel, modtaget fra Jens Zacho vedr. de forskellige lejer i de almennyttige boliger blev fremlagt på mødet til drøftelse
Bestyrelsen drøftede problemstillingen, og det blev aftalt, at man i forbindelse med det kommende afdelingsmøde, hvor der skal tages stilling til budgettet for 2016/2017, skal inviteres en fagperson, som kan gennemgå reglerne med hensyn til belåning af ejendommen og anvendelse af landsbyggefonden, da der fortsat er en betydelig usikkerhed i bestyrelsen og blandt beboerne om disse forhold.

5. Elevatorer
Der er foretaget en gennemgang af de regninger, som er blevet betalt i forbindelse med regnskabet 2014/2015.
Foreningen har i 2014/2015 betalt:
– 127. 779,74 kr. i abonnementsudgifter.
– 19.698,29 kr. vedr. udkald i 2013/2014 (regningerne er først indkommet i efteråret 2014)
– 36.619,42 kr. vedr. udkald i 2014/2015.
I alt 184.097,45 kr. inkl. moms.
Det er efter gennemgangen af regningerne bestyrelsens vurdering, at firmaet uberettiget kræver betaling for ydelser, som allerede er betalt via vores abonnement. Der har været aftalt møde med firmaet den 6. januar kl. 10.00, men mødet blev aflyst af firmaet, endvidere var Adam Vangtorp syg. Nyt møde vil blive aftalt.

Udskiftning af lamperne i elevatorerne.
Der er indhentet tilbud på udskiftning til LED-rør.
Indeholdende i prisen er:
• I 7 stk. elevatorer vil loftet blive åbnet.
• Afmontering af eksisterende lysrør.
• Levering og montering af 28 stk. LED 10W rør
I alt excl. moms 4.800,-

Opsummering:
Rør forbrug: 224 watt strømforbrug
Tidsforbrug: Cirka 24 timer om dagen
El-pris inkl. moms og afgifter: 1,98 DKK pr. KwH
Specificerede priser
Pris pr. dag: 10,64 DKK
Pris pr. måned: 319,33 DKK
Besparelse pr. år: 3.885,24 DKK
Samlet kWh på et år: 1.962,24 kWh

Foreningen har i 2014/2015 betalt elevatorfirmaet for udskiftning af lysrør i elevatorerne 6.376,24 kr. inkl. moms. KAB ved Adam Vangtorp anbefaler udskiftning.

Beslutning
Bestyrelsen afventer resultatet af mødet med elevatorfirmaet. Endvidere vil bestyrelsen inddrage beboerne i forsøget på at reducere udgifterne. Bestyrelsen godkendte, at lysrørene udskiftes til LED-rør, når dette har været drøftet med elevatorfirmaet.

6. Gårdlauget
Der er nu kommet en juridisk vurdering af vedtægterne, som vil blive gennemgået på et møde den 27. januar 2016 i gårdlauget med deltagelse af KAB’s jurist og Adam Vangtorp.
Beslutning
Blev taget til efterretning

7. Julearrangementet
»Den store bagedag« 6. december samt tændingen af juletræet med servering af æbleskiver og glögg fungerede fint. Ca. 25 forældre og børn deltog i bage-arrangementet, og ca. 50 personer i tændingen af juletræet. Udgifterne blev dækket af gårdlauget og holdt sig inden for de aftalte 2.000 kr.
Beslutning
Blev taget til efterretning

8. Parkeringskælderen
Der er fortsat store problemer med vand i parkeringskælderen. Samtlige riste i gården – bortset fra daginstitutionens – er blev renset for sand og blade. Adam Vangtorp undersøger, hvem der skal sørge for rensning af ristene i daginstitutionen.
Beslutning
Blev taget til efterretning

9. Gårdfest i juni
Vi skal udpege 2 medlemmer til planlægningen af gårdfesten i august 2016.
Beslutning
Når referatet af bestyrelsesmødet d.d. udsendes til beboerne, opfordres beboerne til at stille op.

10. Sluseholmens Mini-Teater-Festival i uge 7
Gennemføres i samarbejde med bl.a. Skolen i Sydhavnen. Der vil blive spillet 4 forestillinger. To af forestillingerne vil foregå på Skolen i Sydhavnen og to mindre forestillinger i vores beboerlokale, som er stillet til rådighed for arrangementet.
Beslutning
Blev taget til efterretning

11. Budget 2016/2017
Drøftelse af forhold, som vi skal være opmærksomme på i forbindelse med budgettet for 2016/2017.
Beslutning
Punktet blev også drøftet under pkt. 4. Generelt skal vi forsøge at holde udgifterne i ro og undersøge mulighederne for at gennemføre besparelser. Der blev ikke udvalgt særlige udgiftsområder ud over dem, som allerede fremgår af referatet.

12. Rengøring og vinduespudsning
Der har været afholdt møde Alliance, hvor man dels behandlede en række klager vedrørende rengøringen og vinduespudsningen; dels drøftede deres tilbud om pudsning af alle vinduer. Punkterne er fortsat til drøftelse med Alliance. Der er fortsat utilfredshed med Alliance, og der mangler opfølgning på de ting, som blev aftalt på mødet med Alliance.
Beslutning
Jørgen Green drøfter situationen med Adam Vangtorp.

13. Spørgeskemaundersøgelsen
Tre familier er flyttet fra ejendommen i oktober kvartal. To af dem har udfyldt spørgeskemaet. Årsagen til de to flytninger skyldes i det ene tilfælde skift til arbejde til en anden region; i det andet tilfælde ophør af samliv og utilfredshed med lejligheden. I besvarelserne klages der i det ene tilfælde over høj musik fra beboerlokalet, og rygningen uden for køkkenet, som generer beboerne. I det andet tilfælde klages ligeledes over tobaksrygning m.m. fra balkon samt hunde-gøen. De to besvarelser sendes ud til bestyrelsen.
Beslutning
Bestyrelsen besluttede at flytte tobaksrygningen uden for køkken ved beboerlokalet til gaden ved indgangsdøren. Skal drøftes med KAB og indskrives i husordenen for beboerlokalet. Endvidere skal askebeholderen i gården flyttes til gaden. Det skal undersøges, om vi kan begrænse lydniveauet på musikanlægget. Emil lovede at undersøge problemet.

Referent Jørgen Green

Bestyrelsesmøde i boligforeningen Askholm den 7. januar 2016 kl. 19.00 i Beboerlokalet

Deltagere: Emil Hansen, Morten Wagner, Jens Zacho Rasmussen og Jørgen Green.
Fraværende: Birgitte Bidstrup havde meldt afbud.

1. Installation af fibernet
Emil og KAB har gennemgået udkast til aftale med Andelsnet, og der er i den forbindelse foretaget forskellige ændringer af kontrakten, ligesom der er indhentet tilbud fra Andelsnet, hvis forbindelsen ændres fra CAT 5 til Cat 6. Prisen for CAT 6A er 350 kr. ekstra pr. lejlighed inkl. moms.

Brian Kaarsberg fra KAB har anført vedr. punktet om registrering og ændring af adresseoplysninger, at det er vigtigt, at bestyrelsen gør Andels.net opmærksom på, at Robinson-aftalen skal overholdes. Hvis man ikke ønsker at modtage reklamer med navn og adresse og at blive ringet op af telefonsælgere, kan man tilmelde sig markedsføringsbeskyttelse – den såkaldte Robinsonliste, som styres af Det Centrale Personregister med oplysninger om forbrugere, som har frabedt sig uopfordrede skriftlig og telefonisk henvendelse fra erhvervsdrivende. Tilmelding sker via kommunen og noteres i cpr-registret.

Det er endvidere undersøgt, hvad fibernet vil koste hos det nystartede firma Hiper, som har tilbudt, at de kan levere 100/25 Mbit for 199,- om måneden. Mindstepris 6 mdr. 1.392 kr.
Andelsnet tilbyder
• 90/90 Mbit/s 99 kr. pr. md. Ved kollektiv aftale 75 kr. pr. lejlighed.
• 150/150 Mbit/s 139 kr. pr. md. Ved kollektiv aftale 115 kr.
• 200/200 Mbit/s 199 kr. pr. md. Ved kollektiv aftale 175 kr.

På seneste afdelingsmøde blev det godkendt, at der kunne forhandles videre med Andelsnet vedr. etablering af fibernet og KAB vedrørende frigivelsen af nødvendige midler til etablering.
Udgifterne vedr. etablering af fibernet CAT 5 msx komplet netværk andrager 207.900 kr. inkl. moms svarende til 3.013 kr. pr. lejlighed. Udgiften er inkl. vedligeholdelse. Skal der etableres CAT 6 vil det koste 24.150 kr. ekstra inkl. moms.

Iflg. regnskabet for 2014/2015 havde vi på konto 16 305/419 223.175 kr. + et beløb for 2015/ 2016 stående vedr. fællesantenne og elektroniske kommunikationstjenester. Vi indbetaler ca. 31.000 kr. pr. år til kontoen, som iflg. oplysninger fra KAB ikke kan bruges til andre formål.

Beslutning
Det blev besluttet, at Jørgen Green forhandler med KAB om frigivelse af de nødvendige midler på konto 16 305/419, således at der kan etableres fibernet med en forbindelse på Cat 6 for at sikre, at nettet er fremtidssikret, samt at Jørgen Green, sammen med KAB, ejendomskontoret og Andelsnet, arbejder videre med at gennemføre en installation i henhold til bestyrelsens beslutning.
Vedr. indstilling af beboernes router vil dette blive drøftet med Andelsnet.
Reglerne for anvendelse af konto 16 305/419 vil blive forsøgt fremskaffet.

2. Rengøring af trappe ved indgang til Dexter Gordons Vej 1.
Adam har haft møde daginstitutionens leder og ejendomskontoret for at få afklaret om den ekstra rengøring af trappeindgangen kan varetages af det rengøringspersonale, som er ansat i daginstitutionen.
Beslutning
Bestyrelsen afventer resultatet af Adam Vangtorps forhandlinger med daginstitutionen.

 
3. Regnskab 2014/2015
Vi har modtaget brev fra KAB, som er udsendt til bestyrelsen. KAB har meddelt:

Vedrørende administrationshonorar for ejerforening
Vi har i 2014/2015 betalt 110.837.
KAB har foretaget en genberegning af honoraret og deres begrundelse fremgår af skrivelsen fra den 30. december 2015, som bestyrelsesmedlemmerne har modtaget.
Den nye beregning medfører,
– at administrationsbidraget reduceres samtidig med, at der gives en rabat til afdelingen således, at vores andel af administrationsbidraget reduceres til 66.027 kr. Det vil ske med tilbagevirkende fra og med 1. august 2014. Differencen på 2 x 44.810 kr. = 89.620 kr. for regnskaberne 2014/2015 og 2015/2016 vil blive modregnet i regnskabet for 2015/2016.

Vedrørende øgede lønudgifter til ejendomsfunktionær
KAB vurderer, at de øgede udgifter, som skyldes afskedigelse af en medarbejder med heraf følgende ekstraordinære udgifter, er en situation der med jævne mellemrum opstår i afdelinger, og KAB vurderer ikke, at denne sag adskiller sig fra et normalforløb, man findes derfor ikke, at sagen giver anledning til ændringer i afdelingens regnskab.

Udgift vedrørende aftale om forbrugsinformation
KAB erkender, at der var fejl og forsinkelser i materialet i de første måned og er indstillet på at give et afslag på kr. 3.629 af den samlede årlige ydelse på 8.709 kr. Tilbagebetalingen vil ske som en korrektion i regnskabet for 2015/2016.
Beslutning
a. Vedr. administrationsbidraget for Askholm II
Trods nedsættelsen af administrationsbidraget for Askholm II med tilbagevirkende kraft er det fortsat bestyrelsens opfattelse, at administrationsbidraget ikke skal betales af Askholms lejere, da udgiften alene vedrører daginstitutionen, og beboerne i forvejen i 2014/15 har betalt 374.987 kr. i grundbidrag, administrationsbidrag (stor pakke) og administrationsbidrag til boligorganisation.
Havde daginstitutionen ikke eksisteret, havde beboerne ikke haft denne udgift.
At Københavns Kommune ikke vil betale en større andel af udgiften eller hele udgiften ændrer ikke bestyrelsens opfattelse.

b. Vedr. øgede lønudgifter til ejendomsfunktionær
Bestyrelsen ønsker spørgsmålet om refusion af merudgiften vedr. de øgede lønudgifter forelagt SAB’s bestyrelse, da vi ikke finder det rimeligt, at beboerne skal dække merudgiften på grund af de særlige forhold, som knytter sig til medarbejderens fratrædelse. Bestyrelsen blev først orienteret på det tidspunkt, hvor der var indgået en aftale om medarbejderens fratrædelse, og bestyrelsen blev heller ikke efterfølgende inddraget i overvejelser om, hvordan man evt. kunne forhindre, at medarbejderens fratrædelse medførte merudgifter for beboerne eller i besættelsen af den ledige stilling.

I en anden personalesag, behandlet på SAB’s bestyrelsesmøde den 23. september 2013, godkendte organisationsbestyrelsen en indstilling om at refundere en anden afdelings lønudgift på i alt 96.556 kr., hvor en afdeling måttet betale for en arbejdskraft, som de ikke havde fået gavn af, hvilket også er tilfældet i vores personalesag. Bestyrelsen skal derfor ansøge afdelingsbestyrelsen om refusion af de øgede lønudgifter på grund af den fratrædelsesaftale, som KAB har indgået.

c. Udgift vedrørende aftale om forbrugsinformation
KAB’s tilbud om nedsættelse af betalingen blev taget til efterretning.

 
Beslutning
Med henvisning til bestyrelsens bemærkninger under pkt. a og b. beklager vi, trods den imødekommenhed, som KAB/SAB har udvist med den foreslåede nedsættelse af administrationsbidraget, at bestyrelsen ikke kan godkende regnskabet for 2014/2015, men ønsker spørgsmålet om administrationsbidraget en gang for alle juridisk afklaret, da det giver anledning til en tilbagevendende diskussion i bestyrelsen.

Bestyrelsen er opmærksom på, at den manglende godkendelse af regnskabet, kan medføre, at regnskabet skal indsendes til Københavns Kommune til afgørelse. Da Københavns kommune er part i sagen, vil bestyrelsen have undersøgt om dette vil kunne medføre, at der kan opstå et habilitetsproblem og i givet fald, hvordan dette problem skal løses.

4. Artikel, modtaget fra Jens Zacho vedr. de forskellige lejer i de almennyttige boliger blev fremlagt på mødet til drøftelse
Bestyrelsen drøftede problemstillingen, og det blev aftalt, at man i forbindelse med det kommende afdelingsmøde, hvor der skal tages stilling til budgettet for 2016/2017, skal inviteres en fagperson, som kan gennemgå reglerne med hensyn til belåning af ejendommen og anvendelse af landsbyggefonden, da der fortsat er en betydelig usikkerhed i bestyrelsen og blandt beboerne om disse forhold.

5. Elevatorer
Der er foretaget en gennemgang af de regninger, som er blevet betalt i forbindelse med regnskabet 2014/2015.
Foreningen har i 2014/2015 betalt:
– 127. 779,74 kr. i abonnementsudgifter.
– 19.698,29 kr. vedr. udkald i 2013/2014 (regningerne er først indkommet i efteråret 2014)
– 36.619,42 kr. vedr. udkald i 2014/2015.
I alt 184.097,45 kr. inkl. moms.
Det er efter gennemgangen af regningerne bestyrelsens vurdering, at firmaet uberettiget kræver betaling for ydelser, som allerede er betalt via vores abonnement. Der har været aftalt møde med firmaet den 6. januar kl. 10.00, men mødet blev aflyst af firmaet, endvidere var Adam Vangtorp syg. Nyt møde vil blive aftalt.

Udskiftning af lamperne i elevatorerne.
Der er indhentet tilbud på udskiftning til LED-rør.
Indeholdende i prisen er:
• I 7 stk. elevatorer vil loftet blive åbnet.
• Afmontering af eksisterende lysrør.
• Levering og montering af 28 stk. LED 10W rør
I alt excl. moms 4.800,-

Opsummering:
Rør forbrug: 224 watt strømforbrug
Tidsforbrug: Cirka 24 timer om dagen
El-pris inkl. moms og afgifter: 1,98 DKK pr. KwH
Specificerede priser
Pris pr. dag: 10,64 DKK
Pris pr. måned: 319,33 DKK
Besparelse pr. år: 3.885,24 DKK
Samlet kWh på et år: 1.962,24 kWh

Foreningen har i 2014/2015 betalt elevatorfirmaet for udskiftning af lysrør i elevatorerne 6.376,24 kr. inkl. moms. KAB ved Adam Vangtorp anbefaler udskiftning.

Beslutning
Bestyrelsen afventer resultatet af mødet med elevatorfirmaet. Endvidere vil bestyrelsen inddrage beboerne i forsøget på at reducere udgifterne. Bestyrelsen godkendte, at lysrørene udskiftes til LED-rør, når dette har været drøftet med elevatorfirmaet.

6. Gårdlauget
Der er nu kommet en juridisk vurdering af vedtægterne, som vil blive gennemgået på et møde den 27. januar 2016 i gårdlauget med deltagelse af KAB’s jurist og Adam Vangtorp.
Beslutning
Blev taget til efterretning

7. Julearrangementet
»Den store bagedag« 6. december samt tændingen af juletræet med servering af æbleskiver og glögg fungerede fint. Ca. 25 forældre og børn deltog i bage-arrangementet, og ca. 50 personer i tændingen af juletræet. Udgifterne blev dækket af gårdlauget og holdt sig inden for de aftalte 2.000 kr.
Beslutning
Blev taget til efterretning

8. Parkeringskælderen
Der er fortsat store problemer med vand i parkeringskælderen. Samtlige riste i gården – bortset fra daginstitutionens – er blev renset for sand og blade. Adam Vangtorp undersøger, hvem der skal sørge for rensning af ristene i daginstitutionen.
Beslutning
Blev taget til efterretning

9. Gårdfest i juni
Vi skal udpege 2 medlemmer til planlægningen af gårdfesten i august 2016.
Beslutning
Når referatet af bestyrelsesmødet d.d. udsendes til beboerne, opfordres beboerne til at stille op.

10. Sluseholmens Mini-Teater-Festival i uge 7
Gennemføres i samarbejde med bl.a. Skolen i Sydhavnen. Der vil blive spillet 4 forestillinger. To af forestillingerne vil foregå på Skolen i Sydhavnen og to mindre forestillinger i vores beboerlokale, som er stillet til rådighed for arrangementet.
Beslutning
Blev taget til efterretning

11. Budget 2016/2017
Drøftelse af forhold, som vi skal være opmærksomme på i forbindelse med budgettet for 2016/2017.
Beslutning
Punktet blev også drøftet under pkt. 4. Generelt skal vi forsøge at holde udgifterne i ro og undersøge mulighederne for at gennemføre besparelser. Der blev ikke udvalgt særlige udgiftsområder ud over dem, som allerede fremgår af referatet.

12. Rengøring og vinduespudsning
Der har været afholdt møde Alliance, hvor man dels behandlede en række klager vedrørende rengøringen og vinduespudsningen; dels drøftede deres tilbud om pudsning af alle vinduer. Punkterne er fortsat til drøftelse med Alliance. Der er fortsat utilfredshed med Alliance, og der mangler opfølgning på de ting, som blev aftalt på mødet med Alliance.
Beslutning
Jørgen Green drøfter situationen med Adam Vangtorp.

13. Spørgeskemaundersøgelsen
Tre familier er flyttet fra ejendommen i oktober kvartal. To af dem har udfyldt spørgeskemaet. Årsagen til de to flytninger skyldes i det ene tilfælde skift til arbejde til en anden region; i det andet tilfælde ophør af samliv og utilfredshed med lejligheden. I besvarelserne klages der i det ene tilfælde over høj musik fra beboerlokalet, og rygningen uden for køkkenet, som generer beboerne. I det andet tilfælde klages ligeledes over tobaksrygning m.m. fra balkon samt hunde-gøen. De to besvarelser sendes ud til bestyrelsen.
Beslutning
Bestyrelsen besluttede at flytte tobaksrygningen uden for køkken ved beboerlokalet til gaden ved indgangsdøren. Skal drøftes med KAB og indskrives i husordenen for beboerlokalet. Endvidere skal askebeholderen i gården flyttes til gaden. Det skal undersøges, om vi kan begrænse lydniveauet på musikanlægget. Emil lovede at undersøge problemet.

Referent Jørgen Green